VERI*FACTU para sociedades: checklist para el 1 de enero de 2027

Por qué a las sociedades les toca primero

El Real Decreto-ley 15/2025 partió en dos el calendario de adaptación. Los contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades —sociedades limitadas, anónimas y demás personas jurídicas— tienen que usar un sistema informático de facturación adaptado desde el 1 de enero de 2027. El resto de obligados, principalmente autónomos, desde el 1 de julio de 2027.

Si nunca has leído nada sobre el tema, empieza por la guía qué es VERI*FACTU y a quién obliga; aquí damos por hecho lo básico y vamos directamente a la lista de tareas.

Una precisión que evita discusiones: la obligación recae sobre quien emite las facturas. Tu asesoría puede acompañarte, elegir contigo la herramienta e incluso trabajar dentro de ella, pero no es quien responde de que el sistema cumpla. Eso es de la sociedad.

La checklist, punto por punto

1. Confirma tu fecha y quién factura en la empresa

Anota el 1 de enero de 2027 y haz un inventario honesto de por cuántas vías salen facturas de la sociedad: el programa de gestión, la hoja de cálculo del comercial, las plantillas de Word del departamento de obra, el TPV de la tienda… Todas esas vías son sistemas informáticos de facturación a efectos del reglamento, y todas tienen que cumplir o desaparecer. Es el punto que más sorpresas da y por eso va el primero.

2. Ordena tus series de facturación

La numeración tiene que ser correlativa dentro de cada serie. Si vienes de un sistema donde cada persona numeraba a su manera, este es el momento de decidir qué series existen y quién usa cada una. Ten en cuenta además que el Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012, artículo 6.1.a) permite —y en algunos casos exige— reservar una serie específica para las facturas rectificativas.

3. Depura los datos de clientes

El registro de facturación viaja con la identificación del destinatario. Un NIF mal tecleado deja de ser una errata interna y pasa a ser un registro que la AEAT devuelve con error. Antes de migrar, repasa NIF, razón social y, en los clientes extranjeros, el tipo de identificación y el país. Es trabajo aburrido que se paga solo el primer día.

4. Elige el programa y pruébalo de verdad

No basta con contratarlo: emite facturas reales, rectifica alguna, anula otra y comprueba que el PDF sale con el QR y la leyenda. En el apartado siguiente están los criterios concretos.

5. Comprueba quién remitirá a la AEAT y con qué certificado

La remisión se hace con un certificado electrónico cualificado. Puede ser el de la propia sociedad, el de un apoderado o el de un colaborador social. Conviene saber cuál de las tres es tu caso antes de enero, no el día 2. Lo explicamos en «El certificado digital».

6. Forma a quien factura

Media hora bien empleada. Lo esencial que tiene que entender el equipo: una factura emitida ya no se borra; los errores se corrigen con una rectificativa o con una anulación, y ambas dejan constancia. Quien haya vivido siempre con el botón de borrar necesita saberlo antes de estrenarlo en enero.

7. Ten claro qué pasa si algo falla

Si se cae la conexión o el servicio de la AEAT no responde, la factura se emite igual: su registro queda encolado como pendiente de remisión, con reintentos periódicos, como cualquier otra incidencia. Lo que un sistema no puede hacer nunca es dejar registros generados sin remitir. Pregunta a tu proveedor cómo te avisa de una cola atascada.

Qué pasa con las facturas que ya has emitido

Es la duda más repetida, y la respuesta tranquiliza: no hay que reenviar el pasado. La obligación es de uso de un sistema adaptado a partir de tu fecha. La cadena de huellas de tu sociedad arranca precisamente en el primer registro que generes —que va marcado como primer registro de la cadena, sin huella anterior a la que engancharse— y desde ahí crece hacia delante.

Las facturas anteriores siguen bajo las obligaciones de facturación y conservación de siempre. Recuerda, en todo caso, que el reglamento fija un plazo de conservación de cuatro años para los registros de facturación, así que la migración a un sistema nuevo no es excusa para perder de vista el histórico del anterior: guárdalo, expórtalo y sé capaz de recuperarlo.

Un detalle práctico de la migración: si cambias de programa a mitad de ejercicio, decide con cuidado qué numeración continúa y en qué serie, para no repetir números ni dejar saltos que luego haya que justificar.

Cómo elegir software: la declaración responsable

Aquí está el criterio objetivo que separa a los proveedores serios del resto, y casi nadie lo usa porque casi nadie sabe que existe.

La AEAT no homologa, no certifica y no aprueba programas de facturación. Lo que la norma exige es que el fabricante emita una declaración responsable por cada sistema y cada versión, y que esa declaración sea accesible desde el propio programa.

Esa declaración debe identificar el nombre del sistema informático, su código identificador, la versión, sus componentes y los datos del productor. Si un comercial te dice que su producto está «homologado por Hacienda», o bien no conoce la norma o bien confía en que tú no la conozcas. En ambos casos es mala señal.

Preguntas concretas que puedes hacer antes de firmar:

• ¿Puedo ver la declaración responsable desde dentro del programa?
• ¿El sistema funciona solo en modalidad VERI*FACTU o también sin remisión? (La segunda arrastra requisitos adicionales de firma y de registro de eventos.)
• ¿Emite rectificativas por sustitución y por diferencias, facturas simplificadas y sustitutivas, y registros de anulación?
• ¿Qué ocurre cuando la AEAT devuelve un registro aceptado con errores?
• ¿Cómo exporto mis datos el día que quiera irme?

Un aviso sobre plazos que juega a tu favor: los productores y comercializadores de software tenían de plazo hasta el 29 de julio de 2025 para ofrecer productos adaptados. Ese plazo está vencido. Un proveedor que a estas alturas siga prometiendo la adaptación «para más adelante» ya llega tarde a su propia obligación.

El certificado digital: quién remite en tu nombre

Los registros viajan a la AEAT autenticados con un certificado electrónico cualificado, y la norma admite tres figuras: el propio obligado, un apoderado o un colaborador social. La diferencia es puramente práctica:

• Con tu certificado. Instalas o subes el certificado de la sociedad al sistema de facturación. Funciona, pero hay que custodiarlo y renovarlo a tiempo: un certificado caducado detiene la remisión.
• Por colaboración social. La plataforma remite con su propio certificado al amparo de un acuerdo de colaboración social con la Agencia Tributaria, y tú le otorgas la representación firmando un documento normalizado. No necesitas certificado digital.

Sea cual sea la vía, la responsabilidad del contenido de los registros sigue siendo de la sociedad. Lo que cambia es quién sostiene la llave.

Un calendario realista

Repartido para que enero no sea un sprint. Las fechas de referencia y su origen normativo están en la guía del calendario.

• Seis meses antes: inventario de vías de facturación, decisión sobre series y preselección de dos o tres programas.
• Tres meses antes: alta en el elegido, depuración de clientes y facturación en paralelo con el sistema antiguo durante unas semanas.
• Un mes antes: resuelto quién remite y con qué certificado; equipo formado; numeración de 2027 decidida.
• 1 de enero de 2027: primera factura del ejercicio ya en el sistema nuevo.

Y si en algún momento te preguntas cuánto cuesta no llegar, la respuesta está en la guía sobre las sanciones del artículo 201 bis de la LGT.

Fuentes